לפעמים, אני מקבל פניות טלפוניות בסגנון:
"אני רק צריך את החותמת שלך לדקה, כמה זה עולה?"
או: "אני צריך שתחתום לי על מסמך, זה הכל"
יש גם גרסה יותר עדינה: יש לי מסמך, אני צריך טופס של נוטריון.
בשלב הזה אני מסביר לפונה שכנראה מדובר על אי הבנה על תפקידו של נוטריון. נוטריון הוא בעל תפקיד משפטי ובשום פנים אינו "חותמת גומי". יש לו רשימה סגורה של תפקידים המוגדרים בחוק.
נוטריון ביושבו כנוטריון, אינו מוסמך לבצע פעולות משפטיות שלא באותה רשימה. לכן, נוטריון אינו חותם עם החותם שלו מסמכים שאינם אישורים נוטריוניים.
כאשר לקוח פונה ואומר שביקשו ממנו להמציא לאיזה גוף בחו"ל תעודת בוגר אוניברסיטה, עם חתימת נוטריון ואפוסטיל, קרוב לודאי שהוא התבקש להמציא העתק מתאים למקור, כשהוא מאומת על ידי נוטריון, ו/או תרגום של התעודה לשפה זרה, כשהתרגום מאומת על ידי נוטריון.
כאשר הדרישה אינה ברורה, רצוי שהלקוח יפנה למוסד הדורש את התעודה הנוטריונית בבקשה להמציא דרשה בכתב, אותה יהיה ניתן להציג לנוטריון.
כמובן יש שורה ארוכה של מסמכים שמה שנדרש לגביהם הוא אימות חתימה והדבר עולה מקריאת המסמך, במקרה זה אין צורף בפירוט בכתב.
